Zarządzanie płynnością finansową małej firmy

Przeczytaj także: Zarządzanie płynnością finansową firmy to podstawa

Nieodłącznym elementem zarządzania przedsiębiorstwem jest umiejętne gospodarowanie gotówką. Dotyczy to każdego biznesu, ale szczególne znaczenie ma w małej firmie, która może stanąć na krawędzi bankructwa z powodu jednej niezapłaconej przez odbiorcę faktury. W dwóch poprzednich materiałach z cyklu poświęconego płynności („Problemy z płynnością mogą łatwo zniszczyć przedsiębiorcę” i „Firma może zbankrutować przez jeden niezapłacony rachunek” na rzeczywistych przykładach wykazaliśmy, że mała firma stale styka się z niedoborem gotówki: bieżące wpływy nie są w stanie pokryć bieżących wydatków ze względu na ich różne rozłożenie w czasie. Nawet w warunkach idealnych, gdy wszyscy odbiorcy regulują na czas swoje zobowiązania, pojawia się konieczność gromadzenia zapasów gotówki, albo korzystania z finansowania zewnętrznego. Sytuacja pogarsza się radykalnie w chwili gdy odbiorcy przestają dotrzymywać terminów płatności – w takich okolicznościach przedsiębiorca może być zmuszony opóźnić regulowanie swoich zobowiązań (np. czynsz, zakup towarów, rata leasingowa wynagrodzenia pracowników). Jeśli odbiorcy nie są odpowiednio zdywersyfikowani, a opóźnienie dotyczy faktury wystawionej na rzecz kluczowego klienta, brak zapłaty np. przez 60 dni z niemałym prawdopodobieństwem doprowadzi firmę do bankructwa.

Kredyt kupiecki – podstawowe źródło gotówki w małej firmie

Jak zapobiec takiej sytuacji? Sposobów na to jest wiele, zacznijmy jednak od takich, które wynikają z relacji przedsiębiorcy z jego kontrahentami. Dostawcy są dla niego niezwykle ważnym źródłem płynności w postaci tzw. kredytu kupieckiego. Chodzi tu przede wszystkim o odsunięcie płatności w czasie (często stosowane terminy płatności to np. 7, 14 lub 21 dni od dnia dostawy). Warto także pamiętać o tym, że dostawca może zgodzić się na rozłożenie płatności na raty, zwłaszcza gdy jest nowym klientem.

Odbiorcy dostarczają oczywiście firmie gotówkę w chwili, gdy dokonują zapłaty, ale takie źródło płynności może pojawić się już wcześniej w postaci zaliczki. Do umiejętnego gospodarowania gotówką nie jest więc już na wstępie niezbędne finansowanie zewnętrzne, choć w miarę rozwoju firmy zwykle staje się ono koniecznością.

---

Szklana kula na platformie Idea Cloud
W dużych firmach zarządzaniem płynnością zajmują się specjaliści, a nawet całe ich zespoły, których zadaniem jest monitorowanie stanu gotówki, gospodarowanie jej nadwyżkami (lokowanie po atrakcyjnej stopie na krótkie terminy), zapewnienie finansowania zewnętrznego w okresach niedoboru gotówki, a także zarządzanie ryzkiem płynnościowym. Takie zespoły mają oczywiście do dyspozycji profesjonalne narzędzia informatyczne, które usprawniają ich pracę. Drobny przedsiębiorca, który chce kontrolować płynność w swojej firmie ma zwykle do dyspozycji jedynie własną głowę, excela i ewentualnie księgową. W takich warunkach skuteczne zarządzanie płynnością jest oczywiście bardzo trudne. Narzędziem, które powinno usprawnić ten żmudny proces jest tworzona właśnie przez Idea Bank platforma Idea Cloud.

Idea Cloud jest platformą do zarządzania firmą, na którą składają się m.in.: bankowość internetowa, centrum fakturowania i rozliczeń, centrum zarządzania płatnościami opóźnionymi, centrum księgowe czy wirtualny sejf. System został wzbogacony o niezwykle innowacyjne narzędzie pozwalające przewidywać przyszłą sytuację finansową firmy. Opiera się ono na wystawionych i zaksięgowanych fakturach, zarówno kosztowych, jak i przychodowych. Na podstawie określonych w nich dat płatności, Idea Cloud będzie prognozować cash flow firmy. Ale to nie wszystko. System będzie też uczył się nawyków płatniczych przedsiębiorcy i jego kontrahentów. Dzięki temu będzie w stanie określić przybliżony termin płatności za fakturę – czy nastąpi to w terminie, względnie jak duże będzie opóźnienie. W efekcie, przedsiębiorca uzyska zupełnie niedostępną dla niego do tej pory wiedzę odnośnie przewidywanych wpływów i wypływów ze swojego rachunku. System powiadomi go na przykład, że za dwa tygodnie w firmowej kasie pojawi się minus.

---