Zarządzanie płynnością finansową małej firmy

Przeczytaj także: Zarządzanie płynnością finansową firmy to podstawa

Zacznij od zestawienia wpływów i wypływów

Pierwszym krokiem, jaki może zrobić przedsiębiorca, który chce wprowadzić w swojej firmie skuteczne narzędzia zarządzania gotówką, jest zestawienie wszystkich wpływów i wypływów w czasie i przeprowadzenie analizy ich dopasowania. O tym jak wielkie znaczenie ma to dla płynności firmy pisaliśmy szerzej w dwóch poprzednich odcinkach cyklu, które wskazywały, że im to dopasowanie jest większe, tym mniejsze są niedobory gotówki, z którymi musi się mierzyć firma. Pokazaliśmy też jak w prosty sposób można zrobić takie zestawienie w excelu. Ważne aby w takim zestawieniu przy każdej wprowadzanej fakturze uwzględnić jej umowny i przewidywany termin płatności.

Wydłuż terminy dostawcom i skróć odbiorcom

Po sporządzeniu takiej tabeli przedsiębiorca od razu uświadomi sobie, w których dniach miesiąca jego niedobory gotówki są największe, a także, którzy kontrahenci przyczyniają się do tego w największym stopniu. Kolejnym krokiem, jaki może podjąć jest dokładne przyjrzenie się ustalonym z kontrahentami terminom płatności i zastanowienie się, z którymi dostawcami mógłby negocjować wydłużenie terminów i którzy odbiorcy byliby skłonni płacić wcześniej. Przedsiębiorca, który jest na początku swojej drogi biznesowej powinien od razu zadbać o to, aby negocjować najkorzystniejsze warunki dla siebie.

Z jednej strony powinno to być łatwiejsze niż zmiana wcześniej ustalonych zasad z dotychczasowymi partnerami. Jednak z drugiej strony do niesprawdzonego klienta, zwłaszcza właściciela nowej firmy, która nie zbudowała sobie jeszcze wiarygodności, inni przedsiębiorcy będą podchodzić z rezerwą. Negocjując warunki zapłaty przedsiębiorca może też posłużyć się zachętami do tego, aby jego odbiorcy płacili szybciej. Najpopularniejszymi są rabaty za płatność w gotówce (np. 5%) lub przy skróconym terminie (np. 2% rabatu za płatność 7 dni przed terminem).

Przypominaj o sobie najczęściej, jak się da

Kolejny pakiet możliwych działań odnosi się do odbiorców, którzy nie mają w zwyczaju dotrzymywać terminów płatności. Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że takie postępowanie jest wpisane w ryzyko prowadzenia biznesu i dopóki terminy nie są znacząco przekroczone, nic z tym nie robi. Tymczasem opóźnienia w płatnościach mogę wynikać nie tylko z faktu, że odbiorca ma problemy z niedoborem gotówki (wtedy egzekwowanie terminowości jest trudniejsze), ale ze zwykłego niedbalstwa. Przykładem skutecznego „nacisku” na klienta może być 3-krotny telefon do niego: na 7 dni przed datą płatności, na dzień przed terminem i dzień po terminie. Z doświadczeń firm współpracujących z Inkubatorem Przedsiębiorczości Idea Banku wynika, że taki sposób przypomnienia o konieczności zapłaty jest niezwykle skuteczny, a dzięki temu, że przebiega w przyjaznej formie, nie naraża przedsiębiorcy na pogorszenie relacji z odbiorcą (czego wielu się obawia i dlatego zbyt późno podejmuje działania mające na celu odzyskanie należności). Gdy należności są przeterminowane o więcej niż 30-60 dni konieczne jest rozpoczęcie działań windykacyjnych. Przedsiębiorca może uruchomić je na własną rękę, ale przy bardzo dużym opóźnieniu, niezbędna będzie prawdopodobnie pomoc specjalistów (z uwagi na obszerny zakres tego tematu, poświęcimy mu jeden z kolejnych odcinków cyklu o zarządzaniu płynnością).

Zakończ współpracę z tymi, którzy mało zamawiają i źle płacą

Jeszcze jednym niezwykle skutecznym działaniem, jakie może podjąć przedsiębiorca borykający się z problemami płynnościowymi jest podział swoich odbiorców na cztery grupy:

1. takich, którzy dużo zamawiają i terminowo płacą,
2. takich, którzy dużo zamawiają, ale źle płacą,
3. takich, którzy mało zamawiają i dobrze płacą,
4. takich, którzy mało zamawiają i nie płacą w terminie.

Dla każdej z tych grup przedsiębiorca powinien przyporządkować odrębną strategię działania. W pierwszym przypadku jest to po prostu utrzymanie relacji. W drugim dobre skutki powinna dać tzw. miękka windykacja, czyli uprzejme przypominanie o konieczności zapłaty. W trzeciej grupie korzyści powinny przynieść zachęty do zwiększenia zakresu współpracy, zwiększenia zamówień, np. poprzez programy rabatowe. Z czwartą grupą kontrahentów przedsiębiorca powinien zakończyć współpracę – koszt monitoringu, telefonów, jak również niemierzalnego żadną miarą stresu, przewyższa korzyści płynące z posiadania w portfolio takiego klienta (choć oczywiście mogą być od tego wyjątki, np. utrzymywania danego odbiorcy ze względów wizerunkowych).

Katarzyna Siwek,
Adam Zagała, Inkubator Przedsiębiorczości