Przygotuj się na najgorsze, czyli jak chronić płynność finansową

Przeczytaj także: 5 sposobów na płynność finansową

Zasada ograniczonego zaufania

W dzisiejszych czasach każdy klient może stać się niewypłacalny. Sztuka zarządzania finansami i monitorowania płynności finansowej polega na takim kierowaniu procesami zachodzącymi w firmie, aby klient nigdy nie zwlekał z płatnościami i nie stał się klientem zadłużonym. Jak to osiągnąć?

Proces kredytowania – bądź ostrożny

Dojrzałe firmy mają świadomość, że niewypłacalność partnerów biznesowych wpływa na płynność finansową całego przedsiębiorstwa, dlatego tak dużą rolę przypisują działaniom prewencyjnym.

W kontaktach z klientem należy postępować ostrożnie. Po pierwsze, warto potwierdzić jego wiarygodność. Jeśli firma nie jest w stanie samodzielne tego zweryfikować, może skorzystać z pomocy profesjonalnych wywiadowni gospodarczych lub usług detektywa (np. Lindorff Detektyw sp. z o.o.). Firmy te na zlecenie swoich klientów przygotowują raporty zawierające informacje formalno-prawne dotyczące potencjalnego kontrahenta, pełne informacje finansowe wraz z historią ewentualnego zadłużenia i powiązaniami kapitałowymi, a także oceną dotyczącą limitu kredytu, jakiego bez obaw można udzielić danej firmie.

Na początku współpracy z nowym kontrahentem warto ustalić limity kredytowe lub realizować sprzedaż wyłącznie za gotówkę. Po kilku miesiącach, kiedy wypłacalność klienta zostanie już zweryfikowana, można przejść na system fakturowania z odroczonym terminem płatności. Istotnym elementem jest planowanie limitów kredytowych, ogólnej kwoty udzielonego kredytu handlowego oraz dystrybucji ryzyka dla całego portfela klientów. Takie działania pozwalają utrzymać płynność finansową na odpowiednim poziomie.

Potwierdzenie sprzedaży, czyli niezbędna dokumentacja

Prowadzenie dokumentacji potwierdzającej sprzedaż lub świadczenie usług wydaje się oczywistością. Niestety, ciągle zdarzają się przypadki, kiedy przedsiębiorcy zawierają ustne umowy sprzedaży. Konsekwencją takiego niedopilnowania może być zachwianie płynności finansowej firmy. Klient z nieuregulowaną płatnością może celowo zwlekać z rozliczeniem zaległości lub w ogóle nie zapłacić za usługę, ponieważ wie, że wierzyciel będzie miał problem z udowodnieniem istniejącego zobowiązania. Aby uniknąć takich sytuacji należy pamiętać o podpisaniu umowy przed realizacją zlecenia. Nie można tego traktować w kategorii braku zaufania do kontrahenta, a jedynie jako dbałość o bezpieczeństwo transakcji i firmy.

Monitoring płatności

Sprawnie prowadzony system księgowy to również jeden ze sposobów na utrzymanie finansów firmy w dobrej kondycji. Umożliwia on m.in. monitoring płatności, który pozwala sprawdzić saldo należności wymagalnych oraz ocenić, kiedy dojdzie do ich przekroczenia. Monitoring należności zwykle prowadzony jest na dwóch etapach. Po pierwsze – są to działania prewencyjne, wykonywane przed upływem terminu płatności, czyli przypomnienie o zbliżającym się terminie zapłaty, zapobiegające opóźnieniom w regulowaniu należności. Drugim etapem jest monitoring należności z bardzo krótkim okresem przeterminowania (nie dłużej niż 30 dni od daty upływu wymagalności). Aby działania były skuteczne, niezbędny jest stały kontakt z klientami – częste rozmowy telefoniczne i wezwania do zapłaty. Jest to czasochłonne i wymaga wykwalikowanego personelu, w przeciwnym razie może skutkować popsuciem relacji z klientem opóźniającym się z zapłatą. Dlatego często tego typu usługi zlecane są zewnętrznym firmom.

Gdy zawiedzie prewencja

Jeśli nie podjęliśmy działań prewencyjnych w odpowiednim czasie lub też okazały się one nieskuteczne, kolejnym etapem, który uchroni nas przed zachwianiem płynności finansowej, jest właściwe przeprowadzenie procesu odzyskania zaległych należności. Dla czystości relacji biznesowych warto zdjąć ten obowiązek z pracowników firmy. Wyspecjalizowane podmioty zarządzające należnościami zrobią to szybciej, skuteczniej i w pełni profesjonalnie. Zatrudniają doświadczonych negocjatorów telefonicznych i terenowych, posiadają pełną bazę danych klientów zadłużonych, znają mechanizmy odzyskiwania należności, a także kwestie prawne z nimi związane. Należy jednak pamiętać, że współczesne, profesjonalne zarządzanie wierzytelnościami to już nie tylko ściąganie należności, ale kompleksowe zarządzanie nimi. Im wcześniej zdecydujemy się więc na współpracę z firmą specjalizująca się w tym obszarze, tym łatwiej będzie nam zatrzymać proces współpracy z klientem na etapie prewencji lub kredytowania. Dzięki temu nasz klient nigdy nie stanie się klientem zadłużonym.