Startup i planowanie budżetu. Gdzie najłatwiej o błąd?

Przeczytaj także: Planujesz start-up? Bez znajomości prawa będzie trudniej

Planowanie budżetu to jeden z zasadniczych kroków, jakie powinien podjąć każdy startup i jednocześnie jeden z czynników determinujących rozwój i sukces przedsięwzięcia. Z pozoru może się wydawać, że nie jest to nic specjalnie trudnego - ot, po prostu, zestawienie kosztów prowadzonej działalności i uzyskiwanych w jej efekcie przychodów. Praktyka wyraźnie jednak dowodzi, że budżet to często pięta Achillesowa młodych przedsiębiorców. Na co powinni zatem zwrócić uwagę?

Sztuka dla sztuki?

Okazuje się, że całkiem spora grupa startupów bierze się za planowanie budżetu nie tyle z myślą o przyszłości, ale przez wzgląd na pojawienie się potencjalnego inwestora. Jeszcze gorzej, jeśli początkujący przedsiębiorcy wychodzą z założenia, że ich biznes to rewolucyjny "samograj", który w ogóle nie wymaga planowania budżetu, ponieważ "sprzeda się sam". Warto sobie bowiem zdawać sprawę, że właśnie planowanie budżetu firmy pozwala na podejmowanie kluczowych decyzji odnośnie działalności i rozwoju naszej firmy oraz na określenie, czy jej prowadzenie jest w ogóle opłacalne.

– Wyznaczając sobie cele budżetu powinniśmy uwzględnić zarówno perspektywę firmy, jak i jej klientów. Dla nas, jako właścicieli przedsiębiorstwa istotna powinna być oczywiście maksymalizacja zysków i wartości naszej firmy, ale i optymalizacja kosztów oraz poszukiwanie nowych źródeł przychodów. Biorąc pod uwagę perspektywę klientów, musimy z kolei uwzględnić w budżecie obszary, które wspomogą kreowanie silnej i rozpoznawalnej marki naszego przedsiębiorstwa, rozwój i wzrost atrakcyjności oferty oraz budowanie trwałej relacji z klientami – mówi Wojciech Kryński, współwłaściciel firmy Ground Frost, zajmującej się usługami z zakresu modelowania finansowego, a w szczególności wycenami przedsiębiorstw, wartości niematerialnych oraz instrumentów finansowych.

Pamiętajmy, że planowanie budżetu nie powinno być celem samym w sobie, ale narzędziem, które pozwoli nam na realizację ambitnych planów.

Kosztów nigdy za wiele

Startup ma często tendencję do nieintencyjnego bądź celowego pomijania niektórych kosztów działalności. Rzetelna analiza i zaplanowanie wydatków, zwłaszcza w początkowej fazie naszej działalności sprawi, że nie zostaniemy nagle zaskoczeni nieplanowanymi fakturami do opłacenia i nasze zarządzanie firmowym budżetem nie sprowadzi się do myślenia o tym, skąd wziąć pieniądze na wypłatę wynagrodzeń za bieżący miesiąc. Co powinniśmy uwzględnić w planowaniu wydatków na najbliższy rok?
Na pewno łatwe do przewidzenia opłaty, takie jak te związane z prowadzeniem biura. Wprawdzie wiele osób rozpoczyna działalność pracując w domu, ale z czasem – wraz z rozwojem firmy – musimy wziąć pod uwagę konieczność wynajmu biura i związanych z tym dodatkowych opłat za sprzęt, wyposażenie, media, akcesoria biurowe, telefony oraz zaplecze socjalne. Kolejny obszar to koszty związane z założeniem i utrzymaniem firmowej strony www, uwzględniające takie kwestie, jak hosting, oprogramowanie, wykupienie domeny czy działania SEO. Ważnym, choć często pomijanym obszarem wydatków są wszelkie działania marketingowe, które są kluczowe zwłaszcza na początku działalności naszej firmy. Powinniśmy tutaj wziąć pod uwagę takie rzeczy, jak: stworzenie identyfikacji wizualnej, materiałów brandingowych, zlecenie badań rynku czy intensywne działania reklamowe. W końcu, do kosztów powinniśmy dodać wynagrodzenie pracowników zatrudnionych na etacie, jak i osób działających na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło. W tym wypadku łatwo określić wysokość wynagrodzenia, trochę trudniej jednak oszacować, jak długo będzie trzeba je wypłacać danej osobie. Dlatego warto zostawić sobie trochę rezerwy i wziąć pod uwagę czarny scenariusz, w którym określony projekt zostanie przedłużony i zakończy się po zakładanym terminie.

Myśląc o wynagrodzeniach, nie zapominajmy też o takich kwestiach, jak podwyżki czy premie. I ostatnia rzecz – przynajmniej na początku działalności startupu nie wyznaczajmy sobie niebotycznej sumy wynagrodzenia, koncentrując się raczej na rozsądnej, osiągalnej kwocie – jeżeli w ogóle. Dobrym pomysłem jest uzależnianie swojej pensji od wyników osiąganych przez startup. Trzeba pamiętać, że prywatny przedsiębiorca jest ostatni w kolejce – płaci sobie po tym, jak zapłacił innym…

Nie przesadzaj z optymizmem

Przyjemniejsza część planowania budżetu to szacowanie przychodów. W tym przypadku młodzi przedsiębiorcy często wykazują się ogromną dozą optymizmu, zakładając ponadprzeciętne zyski i ekspresowy rozwój swojej firmy.

Określenie wielkości przychodów dla startupu jest często „wróżeniem z fusów”, niemniej istnieje kilka kwestii, która pomogą oszacować ogólny plan przychodów. Przede wszystkim warto przeprowadzić dokładną analizę rynku, sprecyzować grupę docelową, określić ceny (w tym marżę) oferowanej przez nas usługi czy produktu, jak i kanały oraz strukturę sprzedaży. Do tego warto dołożyć takie czynniki, jak sezonowość sprzedaży czy koniunkturę. Pamiętajmy też o portfelu potencjalnych klientów, jak i o wskaźniku rezygnacji części z nich. Pozwoli to nam określić możliwe scenariusze wpływów do budżetu w pierwszym roku działalności. Bazując na wspomnianych kwestiach, opracujmy najbardziej optymistyczną i pesymistyczną wersję przychodów oraz dodatkową, czyli tę znajdującą się gdzieś po środku wspomnianych, skrajnych prognoz.

– Zwłaszcza na początku działalności warto rozważyć inwestycję w zatrudnienie dobrego księgowego bądź zaangażowanie firmy zewnętrznej, która wspomoże nas w planowaniu budżetu i umiejętnym zarządzaniu firmowymi finansami oraz optymalizacji kosztów. Taki ktoś spojrzy z boku, bez nadmiernego optymizmu charakterystycznego dla przedsiębiorców i jednocześnie z doświadczeniem zebranym w podobnych sytuacjach w przeszłości. Jest to szczególnie istotne w momencie, kiedy nie czujemy się na siłach i nie mamy kompetencji i przygotowania merytorycznego do tego, by okiełznać finanse swojego startupu – dodaje Wojciech Kryński z firmy Ground Frost.

Biorąc pod uwagę wysoki wskaźnik „śmiertelności”, którym cechują się startupy, warto zaplanować pierwsze miesiące działalności swojej firmy w oparciu o konkretne fakty, liczby i realne prognozy zebrane w formie budżetu. Praca na takim dokumencie z pewnością uporządkuje procesy zachodzące w raczkującym biznesie i pozwoli na rozsądne spojrzenie i przemyślane działania, dzięki którym nasz startup będzie rozwijał skrzydła.