Windykacja należności. Lepszy windykator czy komornik?

Przeczytaj także: Sprzedaż długu czy windykacja? Co jest bardziej opłacalne?

Firmę, która czeka na zapłatę faktury, interesują właściwie dwie kwestie. Jak szybko otrzyma swoje pieniądze i ile będzie ją to kosztować. W zasadzie najtańszym rozwiązaniem jest wzięcie spraw we własne ręce. Taki krok nie generuje praktycznie żadnych kosztów, ponieważ najczęściej zajmuje się tym właściciel firmy albo księgowa, w ramach wykonywanej pracy. Warto jednak pamiętać, że często odbywa się to kosztem innych obowiązków zawodowych. Do tego samodzielna windykacja należności nie dość, że może popsuć relacje z kontrahentami, to jeszcze często bywa nieskuteczna. Z badania zrealizowanego przez Keralla Research dla Kaczmarski Inkasso wynika, że w aż 48 proc. przypadków działania na własną rękę nie owocują odzyskaniem należności. Sukces wieńczy przeważnie najprostsze sprawy. Powodem niepowodzenia najczęściej okazuje się brak gotowych schematów działania oraz niekonsekwencja w podejmowanych czynnościach windykacyjnych.

- Wiele firm z sektora MSP w relacjach z dłużnikami popełnia grzech zaniechania. Po pierwsze nie sprawdzają kontrahentów przed zawarciem z nimi umowy, po drugie nie są przygotowane na wypadek, gdyby ci nie zapłacili, a na koniec nie są konsekwentne w realizowaniu zapowiadanych działań windykacyjnych. Np. grożą oddaniem sprawy do sądu, po czym nie realizują tej zapowiedzi. Dłużnicy bardzo szybko orientują się, że to „strachy na Lachy” i zwodzą je dalej, składając kolejne obietnice bez pokrycia. W wielu przypadkach to gra na przedawnienie – mówi Jakub Kostecki, prezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.

Windykacja tylko z pozoru jest łatwa. Nie wystarczy zadzwonić i upomnieć się o dług, albo wysłać wezwanie do zapłaty. Dłużnicy nie płacą z różnych powodów. Jedni po prostu są nieuczciwi. Drudzy - bo mają kłopoty, ktoś im nie zapłacił, popełnili błąd w zarządzaniu, nie trafili z inwestycją, której koszty stanowią teraz zbyt duże obciążenie. Oczywiście „obiektywnymi przyczynami” tłumaczą się i jedni, i drudzy. Dlatego kluczem do sukcesu jest umiejętność rozpoznawania, kto mówi prawdę, a kto zwodzi. Tym pierwszym warto pójść na rękę i pomóc w przezwyciężeniu trudności, wobec tych drugich trzeba być stanowczym.

Wierzyciel nie płaci nic

Jeżeli przedsiębiorcy zrezygnują z samodzielnego odzyskiwania należności i powierzą sprawę profesjonalistom, mogą skorzystać z windykacji polubownej lub egzekucji sądowo-komorniczej. Według badania „Audyt windykacyjny”, przeprowadzonego przez Keralla Research na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso, 13,4 proc. małych i średnich przedsiębiorstw – jeśli działania motywujące dłużników do spłaty należności nie przynoszą efektów – powierza odzyskanie należności firmom windykacyjnym. Z kolei 20,1 proc. firm kieruje sprawę do sądu.

Windykacja polubowna prowadzona przez zewnętrzną firmę skupia się na działaniach, które mają przekonać dłużnika - przedsiębiorcę do szybkiej spłaty zobowiązań lub zaproponowanie takiego rozwiązania, które zaakceptuje wierzyciel, np. spłaty należności w ratach. Wszystko zaczyna się od wysłania pisemnego wezwania do zapłaty, a następnie kontaktu z dłużnikiem. Wierzyciel ponosi koszt windykacji jedynie w przypadku, gdy uda się odzyskać jego pieniądze. Wysokość prowizji waha się od kilku do nawet kilkudziesięciu procent. Przyjmując, że średnia wynosi 12 proc., to odzyskanie 5 001 zł będzie kosztowało 600 zł, a 50 001 zł to wydatek 6 000 zł. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przedsiębiorca może obciążyć dłużnika faktycznie poniesionymi kosztami windykacji. Pozwala na to Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. W takim przypadku cały proces windykacji będzie kosztował przedsiębiorcę… 0 zł. Z praktyki Kaczmarski Inkasso wynika, że jeśli dłużnik ma pieniądze na spłatę długu, to ma i na pokrycie kosztów.

- Windykacja polubowna na koszt dłużnika charakteryzuje się wysoką skutecznością. Spłatą zadłużenia kończy się u nas aż 68 proc. spraw przekazanych do obsługi przez małe i średnie przedsiębiorstwa, a w przypadku długów nie starszych niż 90 dni odsetek ten sięga nawet 85 proc. Nie zawsze oczywiście windykacja polubowna kończy się sukcesem, bo część dłużników jest odporna na racjonalne argumenty i nieskora do współpracy. Wówczas trzeba podjąć bardziej radykalne kroki i skierować sprawę do sądu. Należy jednak pamiętać, że jest to czasochłonny proces związany dodatkowo z licznymi opłatami, które trzeba ponieść na etapie sądowym i egzekucyjnym. Warto po to rozwiązanie sięgać dopiero wówczas, gdy próba polubownego odzyskania pieniędzy nie przyniesie efektu – wyjaśnia Jakub Kostecki.

W sądzie niezbędna jest cierpliwość i pieniądze

Przedsiębiorca, chcąc odzyskać pieniądze od nieuczciwego kontrahenta w sądzie, już na początku ponosi szereg kosztów. Składa się na nie m.in. wpis sądowy, wynagrodzenie dla prawnika, który będzie go reprezentował w sądzie czy zaliczka dla komornika. To podstawowe opłaty, ale często nie jedyne, bo wiele kancelarii prawnych pobiera dodatkowe – np. za analizę dokumentów czy prowizję od odzyskanych pieniędzy. Zatem żeby odzyskać 5 001 zł, przedsiębiorca musi wyłożyć z góry minimum 2 067 zł Analogicznie przy 50 001 zł będzie to minimum 7 917 zł. I to przy założeniu, że sprawa zakończy się w I instancji i dłużnik nie będzie się odwoływał, nie będzie potrzeby powołania biegłego, a kancelaria prawna nie pobierze dodatkowych opłat. Jeżeli wierzyciel przegra sprawę, traci te pieniądze. Kiedy uda mu się wygrać po kilku latach, może odzyskać całość lub większość tych opłat, gdyż koszty procesu pokrywa strona, która przegrała. Tyle że w praktyce odzyskanie tych pieniędzy bywa trudne. Według danych Ministerstwa Sprawiedliwości z 2017 r. skuteczność komorników wynosi 18,6 proc.

- Średnia wartość zleconych nam spraw wynosi ok. 13 tys. zł. Skuteczność odzyskiwania długów w postępowaniu sądowym to 35 proc. To dużo, biorąc pod uwagę, że często są to należności, kiedy od terminu płatności minęło kilkanaście miesięcy czy nawet kilka lat. Takie zaległości są znacznie trudniejsze do odzyskania. Zwłaszcza kiedy umowy pomiędzy przedsiębiorcami zawierają niejasne bądź zawiłe zapisy, które w przypadku sporu o płatność każda ze stron interpretuje po swojemu – ocenia Konrad Siekierka, radca prawny z Kancelarii Prawnej VIA LEX.

Czas to pieniądz

Koszty ponoszone przez wierzyciela na windykację, to wszystko. Bardzo często zapomina się o tzw. koszcie pieniądza w czasie. Gdyby przedsiębiorca dysponował gotówką, którą przetrzymuje jego kontrahent, mógłby zainwestować ją w rozwój firmy, np. zakup nowych maszyn czy zwiększenie zatrudnienia, a to przyniosłoby mu zyski. Wyliczenie takich hipotetycznych utraconych zysków dla statystycznej firmy jest trudne, bo olbrzymi wpływ na końcowy wynik ma wiele czynników: branża, wielkość firmy, region w którym funkcjonuje itp. Ale można policzyć utratę wartości pieniądza na skutek inflacji oraz koszt kredytu, który trzeba zaciągnąć, żeby zrekompensować brak pieniędzy, których nie zapłacił kontrahent.

Biorąc pod uwagę, że w przypadku windykacji polubownej średni okres przeterminowania faktur zleconych do windykacji w Kaczmarski Inkasso wynosi 182 dni, a czas, w jakim pieniądze są odzyskiwane dla klientów to średnio 43 dni – daje to łącznie 225 dni. Po takim czasie 5 001 zł traci na wartości 66 zł, a 50 001 zł 662 zł. Kredyt zaciągnięty na ten okres kosztowałby 227 zł (od 5 001 zł) lub 2 273 zł (od 50 001 zł).

Wybierając windykację sądowo-komorniczą, straty są większe. Według danych Kancelarii Prawnej Via Lex, zanim przedsiębiorcy zdecydują się wnieść sprawę do sądu, mijają przeciętnie 294 dni. Z raportu Banku Światowego „Doing Business 2019” wynika, że w Polsce średni czas od wniesienia pozwu do sądu do momentu egzekucji wyroku przez komornika wynosi 685 dni. Daje to łącznie 979 dni, czyli ponad 2,5 roku. Po takim czasie 5 001 zł traci na wartości 309 zł (przy założeniu, że wskaźnik inflacji będzie stały), a od 50 001 zł należałoby odjąć aż 3 085 zł. Gdyby sięgnąć po kredyt o takiej wartości i na taki okres, to koszt jego oprocentowania wyniósłby odpowiednio 1 060 zł lub 10 595 zł.

Biorąc to wszystko pod uwagę, przedsiębiorcy powinni szybko reagować na brak zapłaty przez kontrahentów, bo bardzo zwiększa to szanse odzyskanie pieniędzy. Warto zacząć od windykacji polubownej, ponieważ nic to nie kosztuje. Skorzystanie z usług firmy windykacyjnej nie wyklucza oddania sprawy do sądu, ale po to rozwiązanie powinno się sięgać dopiero wtedy, kiedy windykacja polubowna zakończy się niepowodzeniem. Zwłaszcza że są na rynku firmy windykacyjne, które w kompleksowej ofercie mają także windykację sądową.