6 przykazań - odzyskiwanie należności

Przeczytaj także: Odmrożenie gospodarki mrozi czujność firm. Do windykacji trafia mniej spraw

W gospodarce rośnie udział przeterminowanych należności, których opóźnienie sięga od 3 do 6 miesięcy (wzrost z 15,2% I kw. do 17,6% II kw. 2019r,) oraz tych, które opóźnione są od 6 do 12 miesięcy (wzrost z 9,7% I kw. do 12% II kw.2019) wynika z raportu „Portfel należności polskich przedsiębiorców” KPF z lipca br. Im dłuższe przeterminowanie faktury, tym mniejsza szansa na odzyskanie należności – podkreślają eksperci. Polscy przedsiębiorcy mają niską moralność płatniczą – niechętnie płacą w terminie. Daleko nam, nie tylko geograficznie, do Tajwanu, w którym 70% faktur płaconych jest na czas. Daleko nam też do niemieckich sąsiadów. Wobec takich uwarunkowań, warto zachować czujność, zdrowy rozsądek i ograniczone zaufanie do partnerów biznesowych.

Nie wstyd upominać się o swoje. Wstyd nie płacić

Każdy przedsiębiorca, który dobrze wykona swoją pracę, powinien odważnie upominać się o bieżące należności. Pomogą mu w tym specjalne programy komputerowe lub platformy internetowe. Ich zadaniem jest regularne przypominanie kontrahentom o zbliżających się lub opóźnionych płatnościach. I to nie jest ich jedyna funkcja. Wspierają także inne procesy zarządzania należnościami MŚP m.in. weryfikują kontrahentów, doradzają jakie podejmować decyzje finansowe, żeby zachować płynność finansową.

Pierwsze przykazanie: działaj rozważnie

Przedsiębiorca powinien sprawdzać swojego partnera biznesowego przed podpisaniem umowy i w trakcie współpracy. Nawet znajomy partner może stać się ofiarą nierzetelnego kontrahenta i okazać się – w każdej chwili - niewypłacalnym. Kontrola polega na sprawdzeniu jego zdolności płatniczej. Informacje o kontrahencie można uzyskać od niego samego, prosząc o aktualne sprawozdania finansowe. Uzupełnić je można o informacje opublikowane w rejestrach przedsiębiorców tj. w KRS, CEIDG, ale także publikacjach prasowych, Internecie lub u konkurencji. Bardziej szczegółową weryfikację można zlecić wywiadowni gospodarczej. Warto sprawdzać także negatywne wpisy na giełdach długów np. na niezaplacone.info - gdzie widnieją zobowiązania niesolidnych dłużników. Ta wiedza może uchronić przed przyszłymi bankrutami lub nieuczciwymi kontrahentami.

Drugie przykazanie: chroń się przed nierzetelnymi kontrahentami

Prosty regulamin udzielania kredytu kupieckiego, czyli odroczonego terminu płatności – opracowany przez przedsiębiorcę lub radcę prawnego - może stanowić pierwszą barierą ochronną przed nieterminowymi kontrahentami. Regulamin powinien zawierać: komu i na jak długo przedsiębiorca pożycza swoje środki (tak, tak – sprzedaż na termin to forma pożyczki). A także, jakie są konsekwencje uchybiania terminom płatności (odsetki, koszty windykacji). Sprzedawca powinien jasno i wyraźnie prezentować swoje wymogi w regulaminie, tak aby nikt nie mógł zarzucić, iż jest zaskoczony oczekiwaniami.

Trzecie przykazanie: monitoruj niezapłacone faktury

Eksperci ds. zarządzania należnościami doradzają, że warto mieć wszystkie faktury w jednym miejscu, w wersji elektronicznej, i wgrać je do odpowiedniego systemu, który monitoruje terminy płatności. Jego zadaniem jest wysyłanie – za zgodą przedsiębiorcy - przypomnień o zbliżających się terminach płatności SMS-em, e-mailem, VMS-em. Firmy, które korzystają z monitoringu faktur, odnoszą wiele konkretnych korzyści: skrócony cykl spływu należności nawet o 40%, zmniejszenie ryzyka wystąpienia zatorów finansowych, oszczędność czasu – obsługa systemu zajmuje zaledwie kilkanaście minut tygodniowo, redukcja kosztów związanych z kontrolą finansową. Inne pozytywne efekty to dyscyplinowanie kontrahentów oraz profesjonalny charakter relacji biznesowych. Warto tu zaznaczyć, że wbrew opinii niektórych przedsiębiorców, stosowanie monitoringu nie wpływa negatywnie na relacje z kontrahentem, jedynie przywraca naturalny porządek w biznesie.

Czwarte przykazanie: patrz na finanse całościowo

Funkcja monitoringu faktur bywa częścią większych systemów, które powstają z myślą o przedsiębiorcach, i wspierają ich w zarządzaniu należnościami. Oprócz monitoringu, systemy, takie jak np. Platforma Rozważna Firma, oferują analizę kontrahentów – wystarczy, że użytkownik wgra NIP-y swoich kontrahentów, wtedy system poinformuje, jak długo trzeba czekać na płatności od poszczególnych klientów, a także sprawdzi, którzy z nich mieli już wcześniej problemy z regulowaniem zobowiązań. Systemy tworzą także skrojone na miarę swojego użytkownika scenariusze, które ograniczą ryzyko utraty płatności.

Piąte przykazanie: odważnie odzyskuj należności

Jeśli pomimo wysyłania powiadomień, kontaktów telefonicznych, klient nie uregulował płatności na czas, należy przejść do kolejnego etapu.

– Sprawę koniecznie trzeba skierować do postępowania sądowego, jeśli windykacja polubowna nie przynosi zadowalających efektów, a także gdy dłużnik kwestionuje istnienie długu albo gdy mamy wiarygodne informacje o pogarszającej się kondycji finansowej dłużnika, a zwłaszcza o prowadzonych egzekucjach komorniczych, wyprzedawaniu lub ukrywaniu majątku – informuje Dawid Olszewski, Radca Prawny z Kancelarii Radców Prawnych EULEO.

Warto także kontrolować termin przedawnienia należności, który np. dla sprzedaży w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wynosi 2 lata.

Szóste przykazanie: dołącz do uczciwych firm

Firmy, które charakteryzuje wysoka kultura finansowa, wykazują wzorową moralność płatniczą w obrocie gospodarczym i przyczyniają się do propagowania pozytywnych praktyk prowadzenia biznesu. Takie firmy łączy - oprócz przykładu godnego do naśladowania - fakt iż zostały wyróżnione za swoje uczciwe działania. Przykładem takiego wyróżnienia jest certyfikat Rozważna Firma, który jest gwarancją wiarygodności i odpowiedzialności w sposobie prowadzenia biznesu. Posługując się nim, przedsiębiorca pokazuje swoim partnerom biznesowym, że w prowadzeniu firmy kieruje się rozwagą, dba o swoje finanse i stosuje jak najwyższe standardy moralności płatniczej. Operatorem bezpłatnego programu certyfikacyjnego jest Grupa EULEO.

Na rynku istnieje wiele narzędzi wspomagających zarządzanie należnościami dla małych i średnich przedsiębiorstw, które mogą uchronić właściciela firmy przed ewentualnym zatorem płatniczym, dlatego rozsądne jest z nich korzystać, zwłaszcza, że podstawowe pakiety zarządzania należnościami są bezpłatne.

Autorka: Magdalena Bogusz