E-faktury: system EBPP przyszłością

Przeczytaj także: Faktura elektroniczna wygodna dla firm?

Z raportu firmy Roland Berger, przygotowanego na zlecenie Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. wynika, że większość kosztów związanych z obsługą korespondencji w firmach, generuje wysyłka papierowych faktur. Przy założeniu, że dla operatora telekomunikacyjnego posiadającego 2 miliony klientów, koszt wydruku oraz wysyłki jednej faktury wynosi ok. 1,6 zł, koszt tych wydatków może sięgać w skali roku nawet 38 mln zł. Tymczasem koszt dystrybucji i prezentacji faktury elektronicznej w kanałach bankowości elektronicznej klienta może być nawet do 50% niższy.

Wszystkie rachunki w jednym miejscu

Zdaniem analityków Roland Berger, najbardziej optymalną formą dostarczania elektronicznych rachunków i faktur jest tzw. model konsolidacyjny EBPP, udostępniany w systemach bankowości elektronicznej. Polega on na tym, że rachunki pochodzące od wielu wystawców rachunków (spółek energetycznych, telekomunikacyjnych, telewizji satelitarnych i kablowych, firm ubezpieczeniowych, spółdzielni mieszkaniowych, etc.) są gromadzone i dostarczane do klienta za pośrednictwem jednego kanału - systemu bankowości elektronicznej, spełniającego wszystkie wymagania związane z bezpieczeństwem przesyłania informacji. W praktyce oznacza to, że wszystkie rachunki można opłacić w jednym miejscu, za pośrednictwem swojego e-konta. Można także śledzić ich historię.

Rozwiązanie to jest bardzo wygodne dla klientów. Wyniki badań, przeprowadzonych przez TNS OBOP pokazują, że aż 65% użytkowników bankowości elektronicznej jest zainteresowanych dostępem do e-faktur i możliwością opłacania ich w formie elektronicznej. Jednocześnie aż 40% Polaków przyznaje, że mogłoby zmienić bank na taki, który oferowałby usługi typu EBPP.

- Dla klientów istotna jest również możliwość pełnej kontroli nad procesem realizacji płatności. W odróżnieniu od polecenia zapłaty, które w Polsce inaczej niż w większości krajów Europy Zachodniej, nie cieszy się zbyt dużym powodzeniem, EBPP pozwala klientowi wybrać moment spłaty zobowiązania i zweryfikować prawidłowość wystawionej faktury – komentuje Wojciech Michałowski z Roland Berger Strategy Consultants.

E-faktura czyli sposób na przyśpieszenie płatności

Model konsolidacyjny EBPP działający w oparciu o kanały bankowości elektronicznej ma wiele zalet, także z punktu widzenia wystawców faktur. - Do najważniejszych zalet systemu EBPP z opcją realizacji płatności, należy zaliczyć wyeliminowanie olbrzymich kosztów związanych z dystrybucją papierowych faktur. W przypadku średniej wielkości dostawcy usług sięgają one nawet kilkudziesięciu milionów złotych rocznie. Warto także wspomnieć o możliwości całkowitej redukcji wpłat wątpliwych – rozwiązania te nie są bowiem obarczone ryzykiem niepoprawnego wypełnienia formularza przelewu, ponieważ klientom dostarczane są elektroniczne rachunki w postaci już wypełnionych, niemodyfikowalnych formularzy przelewów – komentuje Wojciech Michałowski z Roland Berger.

Jak przedstawia raport, dla dostawcy dostarczającego usługi do 2 milionów klientów, koszty przetwarzania błędnie rozliczanych wpłat od klientów, mogą wynosić prawie 2 mln zł rocznie. W przypadku większej firmy koszty te są proporcjonalnie wyższe.

Z badań firmy Roland Berger wynika również, że dzięki wykorzystaniu rozwiązania EBPP, udostępniającego e-faktury za pośrednictwem bankowości elektronicznej, dostawcy masowych usług skracają cykl rozliczeniowy. - Sam proces fakturowania i płatności za usługi trwa u dostawców usług masowych około 30 dni. Zdecydowana większość opóźnień w realizacji wpłat wynika nie z braku środków finansowych, lecz z braku czasu i roztargnienia klientów. Dla firm wiąże się to jednak m.in. z brakiem możliwości inwestowania środków finansowych, np. w lokaty, a także ze zwiększonym kosztem obsługi zadłużenia. Tymczasem w modelu konsolidacyjnym usługi, udostępnianym w systemach bankowości elektronicznej, średni czas realizacji płatności może być znacząco krótszy – wyjaśnia Wojciech Michałowski z Roland Berger.