Pozwolę sobie wrzucić mój krótki poradnik szybkiego startu z GNU Cash w
nadziei, że paru z Was się tym softem zainteresuje i będziemy mogli
dzielić się doświadczeniami i pomysłami. Pozostali niech nie czytają :)

Elementarna instrukcja "jak zacząć?"
dla programu GNU Cash.

Zastrzeżenie: nigdy nie uczyłem się rachunkowości/księgowości, nie znam
się na tym. Nie znam terminologi. Kiedyś prowadziłem swoją KPiR, ale to
mi ani trochę nie ułatwia zrozumienia GNUCash. Będę więc pisał jak
neofita dla ignorantów.

Pierwsze spostrzeżenie, techniczne: Pracuję zwykle z kilku różnych
komputerów, z różnymi systemami operacyjnymi. Zauważyłem, że w GNUCash
plik z danymi można przechowywać na zewnętrznym, bardzo zewnętrznym
nośniku. Najwygodniej - w internecie, w jakiejś usłudze typu Dropbox
albo Ubuntu One. Oczywiście dane powinny być zaszyfrowane. Używam
TrueCrypt'a (do szyfrowania katalogów na moim laptopie), więc na
Dropboxie utworzyłem nieduży (10MB) wolumin TrueCrypt'a i tam umieściłem
plik z danymi GNUCash'a. Póki co - wszystko działa super łącznie z
kompatybilnością międzysystemową Linux-Winda !

Pierwsze kroki

Niezły, bo krótki "getting started" instruktaż, chyba krótszy od mojego,
ale po angielsku jest tutaj:
http://tuxradar.com/content/group-test-home-finance-
software.

Wbrew sugestiom autorów podręcznika zalecam, zwłaszcza osobom o takiej
nieznajomości księgowości, jaką reprezentuję ja, rozpoczęcie zabawy od
minimalistycznego planu kont, czyli "Prosta książeczka czekowa"..
Aktywa-ROR, Przychody, Wydatki. Wystarczy. Na tym należy chwilę
potrenować według wytycznych np. stąd:
http://gnucash.org/docs/v2.4/C/gnucash-guide/txns-pu
ttoget1.html#txns-puttoget-add2
(to samo jest w pomocy, pod "przewodnik").

Gdy już zaczniemy "czuć jak to działa", to warto zacząć od nowa,
otworzyć "typowy" plan kont i ew. pousuwać z niego zbędne pozycje. Potem
można szybko pododawać to, co będzie potrzebne i dostosować plan kont do
swoich potrzeb i rzeczywistego układu.

Zaczynamy od zera, przyjmujemy pierwszą wypłatę na konto ROR biorąc ją
("Transfer") z Przychodów, dokonujemy paru wydatków. Przy wprowadzaniu
kwot można wykorzystywać prosty wbudowany kalkulator, tzn pisać np.
4+13+8. Do kolejnego pola przechodzimy klawiszem Tab (lub myszką), a nie
Enter'em. Enter służy do zatwierdzenia transakcji (pozycji rejestru).

Wybór z listy "Transfer" oznacza rachunek komplementarny. Nic, a
zwłaszcza pieniądze, nie biorą się "z nikąd". Odkrywcze, prawda? To
zdaje się jest podstawą tzw. dwustronnej księgowości (nie znam się na
tym!). Pieniądze na naszym ROR biorą się z Przychodu, tj. z pensji,
udanego napadu na bank, czy-co-tam. Znikają bezpowrotnie w "wydatkach"
(podzielonych na spożywcze, mieszkanie, auto...) Inne ruchy, to zawsze
przesunięcia między kontami.

GNUCash wyraźnie sugeruje, aby np. wypłatę pensji od razu dzielić
("Podział") na składniki, w tym podatki, składki na ZUSy i inne
bandyckie haracze. Myślę, że warto. Takie podejście uświadomi nam, na
ile jesteśmy okradani, bo system stosowany w naszym kraju celowo
sformułowano tak, aby te haracze umykały naszej uwadze.

Każdą transakcję, przepływ pieniędzy możemy wprowadzać zaczynając od
dowolnego z tych rachunków komplementarnych. Np. pensję - zaczynając od
konta Przychody, albo od konta ROR. Patrzymy jak transakcje wpływają na
salda.

Nieco później możemy utworzyć subkonta dla wydatków - np. Spożywcze,
Mieszkanie - i nadal "trenować", wprowadzić opłaty cykliczne, przyszłe.

Następnym krokiem, już trudniejszym, będzie zasymulowanie karty
kredytowej i jej spłaty.
Zdarza się zwrot towaru i zwrot na kartę ze sklepu. Wtedy rejestrujemy
drugą podobną transakcję, ale kwotę wpisujemy w kolumnie "Nadpłata"
(niezbyt trafna nazwa...) rejestru wydatków.

Raport transakcji - zasygnalizuje nam, że nie wybrano rachunku. Należy
wybrać "Modyfikuj opcje raportu", tam kartę "Konta" i np. "Zaznacz
wszystkie".

Autentyczne dane

Gdy już połapiemy się jak-co działa, jak przepływają pieniądze i jak
wyglądają raporty, możemy zacząć wprowadzać własne, prawdziwe dane.
Proponuję zacząć od jakiegoś "sensownego" momentu, czyli np. od wypłaty,
może być ta miniona, o ile pamiętamy większość przepływów i wydatków.
Nie przesadzajmy z planem kont. Skupmy się tylko na tych, na których
będziemy wprowadzać bieżące operacje, a pamiętajmy, że w każdej chwili
możemy to zmienić nie tracąc już wprowadzonych danych. Np. wydatki
możemy podzielić na spożywcze-dom-auto, a jeśli uznamy za stosowne, to
dodać subkonta, np. dom -> czynsz, media, wyposażenie i w niczym to nie
naruszy dotychczas wprowadzonych danych.

Pojedynczy paragon, czyli zakup w supermarkecie możemy podzielić na
grupy zaliczając wydatki do określonych kategorii wydatków (np.
spożywcze, papierosy, alkohol), patrz:
http://gnucash.org/docs/v2.4/C/gnucash-guide/cbook-t
ogether1.html#cbook-puttoget-transactions
5.5.2.2 Operacja taka może początkowo sprawiać kłopoty. Proponuję
następującą kolejność:

? w aktywie (aktywum?) z którego płacimy (ROR, czy Gotówka) w
rejestrze, w nowej linii wybieramy datę, podajemy opis, np "zakupy w
Auchan", (nie wpisujemy kwoty!) klikamy u góry "Podział", naciskamy Tab,
pojawia się nowa linia. tam upewniwszy się, ze kolumna "Transfer"
wskazuje właściwe, "to" aktywum (ROR czy Gotówka) wpisujemy łączną kwotę
zakupów w kolumnie "Wydaj", (czyli "Ma" czyli Credit, czyli prawej),
naciskamy Tab,
? pojawia się nowa linia, w której ta łączna kwota zakupów jest w
kolumnie "Odbierz". W tej linii wybieramy właściwy Transfer (np:
Wydatki:jedzenie:używki:alkohol) i korygujemy kwotę wpisując wartość,
którą wydaliśmy na alkohol, stukamy Tab (dwa razy), aż pojawi się
kolejna linia,
? w tej linii kwota już jest pomniejszona o powyższą "kwalifikację
wydatków", powtarzamy tę operację rozdzielając paragon wg naszych grup
wydatków, a jak już braknie nam grup, lub nie pamiętamy, to pozostałą
resztę kwalifikujemy do "Wydatki:inne",
? Ważne: Stukamy Enter. Transakcja zostaje zaksięgowana.

Nie omieszkajmy skorzystać z weryfikacji (Czynności -> Uzgodnij).
Pozwoli nam to wyłapać niedopatrzenia, zwłaszcza w rachunkach typu
"gotówka w portfelu". Aby "uzgodnić" konieczne jest kliknięcie w
kolumnie "U"
Pomoc/Podręcznik

Dołączony w pomocy przewodnik jest napisany dość przejrzyście. Nieco
brakuje "łagodnego startu", ale powyższe lub wyżej cytowane instruktaże
powinny pozwolić nabrać rozpędu. Zalecam przeczytanie całości
podręcznika. Podstawy, to rozdziały "Rachunki" i "Transakcje".
Podręcznik jest podzielony na funkcjonalne sekcje: Chceckbook (w Polsce
praktycznie nie funkcjonuje, ale myślmy o nim jako o ROR), karta
kredytowa (ważne!) pozwolą już w pełni zaspokoić oczekiwania
wymagającego liczykrupy, a reszta - to już (podobno) narzędzie dla
smallbiznesu.


--

Dziękuję i pozdrawiam. SQLwiel.